Tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Rekisterinpitäjä

Rekisterin nimi ja tietosisältö

Neliöt Liikkuu LKV Oy Ab:n asiakasrekisteri ("Asiakasrekisteri").

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä.

a) Sopimus-, asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan kanssa, toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen kanssa sekä sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

b) Kiinteistönvälitysliikkeitä koskeva lainsäädäntö

Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) edellyttävät alla mainittujen tietojen tallentamista, käyttämistä ja säilyttämistä.

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) mukaisesti Asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen.

d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen.

Tietojen käyttötarkoitus

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen ja suojaaminen
• laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
• mainonnan kohdentaminen
• palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
• oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

Asiakasrekisterin tietosisältö

Toimeksiantopäiväkirjassa käsitellään tai voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot (nimi, osoite, kieli)
• henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
• lupatiedot ja kiellot
• mielenkiinnon kohteet ja muut asiakkaan antamat tiedot
• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
• vuokralaisen luottotiedot

Tietojen säilytysaika

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä. Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta. Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun säilyttämiselle ei enää ole tarvetta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen ja muiden toimeksiantoon liittyvien tapahtumien yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja.

Asiakkaan oikeudet

Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.